Manual de información para proveedores y subcontratas

1. INTRODUCCIÓN

Con el presente documento queremos darle la bienvenida a nuestra organización y expresarle nuestro deseo de que la colaboración entre nuestras empresas sea lo más fructífera posible.

Queremos ofrecerles con este manual la información necesaria para la coordinación de las diferentes actividades que vayan a realizar dentro de nuestros acuerdos tanto en lo que se refiere a la ejecución de los trabajos como en lo referente en materia de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. 

Debemos informarle que Indavet, ha implantado un sistema de gestión de la Calidad según los estándares de la Norma internacional ISO 9001 de gestión de la calidad para las actividades de “Asesoramiento, auditoria y formación a industrias y empresas alimentarias. Laboratorio de análisis de alimentos, aguas, cosméticos y superficies”.

Asimismo, trabaja bajo los estándares de la Norma ISO 17025 de Evaluación de la conformidad. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración para el “Análisis microbiológicos en productos agroalimentarios. Área técnica: Análisis microbiológicos de alimentos y análisis microbiológico de aguas”, por lo que en breve obtendremos acreditaciones bajo dicha Norma para los parámetros de mayor demanda (podrán consultar la web de ENAC llegado el momento, si quisieran conocer para qué parámetros disponemos de acreditación).

Trabajar bajo esta exigente normativa implica un gran esfuerzo por parte de todos los integrantes de la empresa, con la recompensa de comprobar una mejora en nuestra gestión día a día.

Como proveedor o subcontrata de nuestra empresa, nos es de vital importancia hacerle partícipe de este ambicioso proyecto y nos ponemos a su disposición para todo aquello en pudiéramos serles de utilidad.

2. CONTACTOS Y DATOS RELEVANTES

A continuación, le indicamos las principales vías de comunicación con nuestra empresa:

DIRECCIÓN Y TELÉFONOS
Calle San Diego de Alcalá, 12
35002 Las Palmas de Gran Canaria
Las Palmas, España

TELÉFONOS
(+34) 928 431 048 / 928 418 143

E-MAILS
- General: info@indavet.com
- Calidad: margapt@indavet.com
- Administración: administracion@indavet.com

HORARIO
- De Lunes a Viernes de 09:00-17:00

3. DESARROLLO
 
Se exigirá a las empresas subcontratadas, laboratorios externos y empresas de servicios, que acrediten por escrito, preferiblemente antes de su incorporación, que cumplen con los requisitos reglamentarios que su actividad requiera.

Se exigirá a los proveedores de materiales de laboratorio la certificación de aquellos en los que se requiera el mismo de conformidad a la normativa vigente.

4. EL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

En base a la Política de Indavet, en lo referente a reducción de residuos, evitar o controlar contaminaciones ambientales y a los requerimientos de control y seguimiento de posibles impactos ambientales, se les comunica la obligación de:

  1. Recuerde que trabaja en las instalaciones donde pueden estar en contacto con nuestros clientes, donde la imagen es de vital importancia, por tanto, deben mantener un adecuado orden y limpieza en su lugar de trabajo.
  2. Es su responsabilidad gestionar correctamente los residuos que produzca en su actividad, tanto peligrosos como no peligrosos, debiendo hacerse cargo de los mismos.
  3. Deberán respetar los horarios establecidos
  4. Si para el desarrollo de su trabajo, es necesario algún tipo de acreditación o certificado de cumplimiento legal, deben enviarnos copia del mismo.
  5. Acreditaciones de Calidad, Medioambientales o de Prevención de Riesgos Laborales. En caso de contar la empresa, con una certificación de su gestión de la Calidad (ISO 9001, EFQM), Ambiental (ISO 14001, Reglamento EMAS) o de Prevención de Riesgos Laborales (OHSAS 18001), se solicita, como garantía de su compromiso copia del certificado en vigor de la acreditación. Les informamos que este criterio puede ser de importancia en la elección de proveedores y subcontratas.
  6. Residuos Tóxicos y Peligrosos. En caso de que nuestras subcontratas sean productoras de este tipo de residuos, y en base a la legislación aplicable (Real Decreto 833/1988, de 20 de julio, por el que se aprueba el Reglamento para la ejecución de la Ley 20/1986, de 14 de mayo, Básica de Residuos Tóxicos y Peligrosos) se solicitará el Alta como productor de residuos tóxicos y peligrosos o bien copia de la solicitud del alta en la Consejería de Medio Ambiente del Gobierno de Canarias. (Este aspecto no será exigible a aquellas empresas que cuenten con una acreditación medioambiental tal y como describe el punto anterior).


5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA PROVEEDORES Y SUBCONTRATAS
 
Le informamos que conforme de nuestro sistema de gestión de la calidad, debemos mantener a nuestros proveedores constantemente controlados y evaluados, y que para ello utilizamos los siguientes criterios:

Criterios para la selección inicial de proveedores

  1. Proveedor único: normalmente distribuidores oficiales de las marcas con las que trabajamos (especialmente en los equipos). Hay que tener en cuenta que trabajar con marcas de prestigio nos da seguridad.
  2. Proveedor histórico: proveedor con el que se ha trabajado siempre y con el que se tienen una confianza especial en el servicio que presta. De modo inicial puede aceptarse como proveedor histórico, pero posteriormente debe ser evaluado al igual que el resto.
  3. Por certificado/acreditado: proveedor que dispone de un certificado ISO 9001 / 14001 / 17025 en vigor (en el caso de los laboratorios de ensayo o calibración subcontratados). El criterio de aceptación para los laboratorios con los que se subcontraten ensayos o calibraciones, será el de disponer de la acreditación para el servicio solicitado. En el caso de no disponer de laboratorio de ensayo acreditado/certificado para algún parámetro en concreto, se valorarán otro tipo de certificaciones (ISO 9001, Ensayos Interlaboratorio para el parámetro a subcontratar, Certificado interno de implantación de la Norma ISO 17025, etc.
  4. Por motivos económicos: por precio (sobre todo en consumibles) y de condiciones ventajosas de pago.
  5. Por ser proveedor local: este criterio tiene dos líneas por un lado, por un motivo práctico, la posibilidad de tener líneas de crédito y ventajas comerciales, y por el otro, por un motivo ambiental, ya que así se reduce el impacto que los traslados tienen sobre el medio ambiente.
  6. Por la calidad del servicio/producto: por la calidad del servicio que nos presta o del producto que ofrece.

 
Criterios para la evaluación continua de nuestros proveedores

La empresa someterá a todos los proveedores y subcontratas, a una evaluación continua en función de las incidencias que se vayan generando y siempre tras la evaluación inicial. Cuando alguna de estas incidencias requiera la apertura de una Acción Correctiva, en ella se podrá valorar la conveniencia de seguir trabajando con este proveedor /subcontrata o eliminarlo de la lista de proveedores aprobados.

6. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Requisitos para productos:

  • En el caso de los productos que intervengan en análisis realizados en el laboratorio (medios de cultivo, kits, etc.), se deberá entregar o estar disponible en web o via e-mail la documentación relativa al producto y al lote (al menos FT y certificado de análisis), como verificación de la idoneidad del mismo.
  • Los productos deberán llegar en perfecto estado de conservación, no presentando mal estado del embalaje ni suciedad externa, además de que se garantice que se han conservado y entregado a las tª que indica el fabricante.
  • Se deberán respetar los plazos de entrega establecidos o en su defecto, se entregarán sin demora lo antes posible. En caso de que el producto sufra un retraso fortuito se deberá informar al laboratorio por si debe tomar acciones correctoras para el correcto funcionamiento del mismo.
  • Se deberá respetar igualmente el contenido del pedido solicitado. En caso de no poder cumplirlo (nº de unidades, precios, etc), se deberá informar a laboratorio para su conocimiento.
  • Los productos deberán ser entregados con un albarán donde se recojan los datos más relevantes (referencia, descripción, unidades, lote y precio) para su verificación en recepción. Para aquellos proveedores que entregan los productos sin esperar a la revisión del albarán, se informa de que cualquier incidencia tras la revisión del mismo les será informada a través de e-mail para su resolución lo antes posible.

Requisitos para servicios:

  • Se deberán respetar las condiciones establecidas en el presupuesto. Cualquier desviación deberá ser informada previamente. En el caso de no existir presupuesto previo por tratarse de una avería fortuita, se deberá avisar previa realización del servicio del coste del mismo, así como de las condiciones del servicio al menos de forma oral.
  • El proveedor del servicio deberá poder demostrar la cualificación suficiente para la realización del servicio solicitado. En caso necesario se solicitará currículo empresarial o bien del técnico en su caso. Se solicitará que tenga cualificación profesional acorde al trabajo a realizar, así como experiencia de al menos 6 meses. En el caso de acreedores de servicios habituales no será necesario dado que ya conocemos su trayectoria profesional, pero en el caso de nuevos proveedores se considerará solicitar un histórico de trabajos o bien un c.v. del personal responsable.
  • Los plazos establecidos deberán respetarse, así como el horario que el laboratorio proponga para la realización de los servicios dado que no debe afectar al normal funcionamiento del mismo (previa coordinación con el proveedor).

Los partes/albaranes de trabajo, deberán entregarse en plazo (mismo día a ser posible). En el caso de que se incluya también un certificado de algún tipo, este deberá ser entregado en un plazo no superior a 30 días tras la realización del servicio